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  • 13.07.2021

    China - Handelsministerium veröffentlicht Leitlinien für interne ICP zum Exportkontrollrecht

    Leitlinien sollen Unternehmen unterstützen und sind nicht verbindlich

  • Foto: Gudrun Wewering
    International

    Gudrun Wewering

    Tel.: (06 51) 97 77-2 10
    Fax: (06 51) 97 77-2 05
    wewering@trier.ihk.de

Am 28. April 2021 veröffentlichte das chinesische Handelsministerium (MOFCOM) die "Guiding Opinions on the Establishment of Internal Compliance Mechanism by Exporting Business Operators of Dual-Use Items". Die Leitlinien sollen Unternehmen unterstützen, ein internes Compliance Programm (ICP) einzurichten, um das chinesische Exportkontrollgesetz einzuhalten. Sie sind nicht verbindlich, sondern dienen als Referenz.

Die Leitlinien vom 28. April 2021 ersetzen die MOFCOM-Verordnung Nr. 69 aus dem Jahr 2007. Sie gelten  nicht nur für Exporteure, sondern für einen größeren Kreis von Unternehmen:
  • Exporteure, die beim MOFCOM Genehmigungen für Endnutzer und Endverwendung beantragen,
  • Exporteure und Importeure von kommerziellen Verschlüsselungsprodukten und Vorläuferchemikalien sowie Betreiber und damit verbundene Dritte
  • Unternehmen und wissenschaftliche Forschungsinstitute, die sich mit der Forschung, Entwicklung und Produktion von Gütern mit doppeltem Verwendungszweck befassen.
Nach den Leitlinien sind neun grundlegende Elemente für ein internes Compliance Programm (ICP) erforderlich. Dazu gibt es weitere Erläuterungen, die hier ohne Anspruch auf Vollständigkeit zusammengefasst sind:

  1. Formulierung einer von der Unternehmensleitung gezeichneten Grundsatzerklärung: Der Exporteur verpflichtet sich in einer schriftlichen Erklärung, die von der Unternehmensleitung unterzeichnet wurde, dass er die nationalen Exportkontrollgesetze und -vorschriften sowie die unterstützende Haltung der Unternehmensleitung gegenüber dem internen Compliance-Mechanismus strikt umsetzen wird. Die Grundsatzerklärung soll allen Mitarbeitern intern bekannt gemacht werden.
  2. Benennung von Verantwortlichkeiten/Aufbau der Organisationsstruktur:Festlegung der Organisationsstruktur des internen Compliance-Mechanismus für die Exportkontrolle und der Verantwortlichkeiten der zuständigen Abteilung und des Personals. Die Einrichtung der Organisationsstruktur sollte das Prinzip der Unabhängigkeit widerspiegeln und die verantwortliche Person ermächtigen, ein Verbot auszusprechen oder die zuständige Regierungsstelle bei allen beanstandeten exportbezogenen Handlungen zu konsultieren.
  3. Umfassende Risikobewertung:Exportunternehmen sollen eine umfassende Bewertung der möglichen Exportkontrollrisiken vornehmen und basierend auf den Ergebnissen der Risikobewertung interne Compliance-Mechanismen für die Exportkontrolle und damit verbundene organisatorische Managementsysteme einrichten und aktualisieren. Bei Zweifeln sollen nationale Exportkontrollbehörden oder externen Fachinstitutionen konsultiert werden.
  4. Festlegung interner Überprüfungsverfahren:Der Exporteur richtet Verfahren zur Exportkontrolle ein, um zu klären, welche spezifischen Aspekte des Geschäftsprozesses eine interne Kontrolle der Einhaltung der Vorschriften erfordern, und um durch ein verfahrenstechnisches und institutionalisiertes Management zu verhindern, dass kontrollierte Güter ohne interne Prüfung ausgeführt werden. Zu den wichtigsten Prüfpunkten gehören: ob die Güter von der nationalen Exportkontrollliste kontrolliert werden; ob der Vorgang mit den nationalen Exportkontrollgesetzen und -vorschriften übereinstimmt; ob das Land des Endbenutzers ein Land ist, das UN-Sanktionen oder anderen sensiblen Ländern unterliegt; ob der Endbenutzer und der Endverwendungszweck gefährdet sind; ob der Endverwendungszweck angemessen ist; ob die Zahlungsmethode des Kunden mit den allgemeinen Geschäftspraktiken übereinstimmt; ob der Exporttransportweg/die Exportroute angemessen ist.
  5. Formulierung von Notfallmaßnahmen:Exportunternehmen ermutigen ihre Mitarbeiter, das Risikobewusstsein zu schärfen, interne Meldekanäle und Prozesse zur Untersuchung verdächtiger Angelegenheiten einzurichten und verlangen von ihren Mitarbeitern, verdächtige Aufträge, verdächtige Kunden oder verdächtiges Verhalten sofort nach Entdeckung an den internen Mechanismus zur Einhaltung der Exportkontrollvorschriften zu melden. Bei verdächtigen Vorgängen, illegalen Handlungen oder Notfällen müssen Exportunternehmen, die wissen oder wissen sollten oder von den zuständigen Regierungsbehörden darüber informiert werden, dass die von ihnen ausgeführten Güter die im Gesetz festgelegten relevanten Risiken aufweisen, Ausfuhrgenehmigungen beantragen oder Konformitätskontrollen in Übereinstimmung mit den einschlägigen Bestimmungen der nationalen Ausfuhrkontrollgesetze und -vorschriften durchführen, unabhängig davon, ob die Güter in der nationalen Ausfuhrkontrollliste aufgeführt sind. Die Betreiber können in Verbindung mit internen Vorschriften verlangen, dass Mitarbeiter, die mit relevanten Tätigkeiten befasst sind, die Verantwortung für Exportkontrollen übernehmen und sich mit Verstößen gegen Exportkontrollen befassen, um eine effektive Umsetzung interner Compliance-Mechanismen sicherzustellen.
  6. Durchführung von Schulungen und Trainings:Exportunternehmen formulieren regelmäßige oder unregelmäßige Schulungspläne in Verbindung mit der tatsächlichen Praxis, setzen verschiedene Schulungsformen ein, um eine umfassende Schulung der Mitarbeiter zu erreichen, und beziehen die Exportkontrollschulung als Indikator in die Leistungsbeurteilung der Mitarbeiter ein. Der Schulungsplan ist so gestaltet, dass die Mitarbeiter rechtzeitig über die nationalen Exportkontrollgesetze und -vorschriften informiert sind, die Anforderungen an die internen Compliance-Mechanismen effektiv umgesetzt werden und das zuständige Personal Exportkontrollfragen ordnungsgemäß bearbeiten kann.
  7. Verbesserung von Compliance-Audits:Die Exportverantwortlichen prüfen regelmäßig die Angemessenheit, Durchführbarkeit und Wirksamkeit des internen Compliance-Mechanismus für die Exportkontrolle und bewerten die Standardisierung der Compliance-Vorgänge bestimmter Geschäftsprozesse. Der Audit-Bericht sollte den Betriebsstatus des internen Compliance-Mechanismus sowie die Richtung der Behebung wiedergeben. Compliance-Audits können durch engagiertes internes Personal des Unternehmens oder durch die Beauftragung externer, dritter Institutionen durchgeführt werden. Die Prüfung umfasst vor allem, ob der Überprüfungsprozess bei verschiedenen Transaktionen mit Gütern mit doppeltem Verwendungszweck eingehalten wurde, ob die Organisation reibungslos funktioniert, ob die Untersuchung verdächtiger Angelegenheiten effektiv ist und ob es Bereiche für Verbesserungen in Bezug auf die Einhaltung der Vorschriften gibt.
  8. Dokumentation von Materialien und Beweisen:Exportunternehmen führen vollständige und korrekte Dokumente im Zusammenhang mit der Exportkontrolle, einschließlich Exportaufzeichnungen, Kommunikation mit Regierungsstellen, Kundeninformationen und Korrespondenz, Lizenzantragsdokumente, Lizenzgenehmigungsdokumente und die Durchführung von Exportprojekten. Kontakte per Telefon, Fax, E-Mail und auf anderen Wegen werden ebenfalls aufgezeichnet, und relevante Verfahren zur Ablage von Handelsdokumenten und Aufbewahrungsanforderungen werden geklärt.
  9. Erstellung von Compliance-Handbüchern:Der Exportunternehmer erstellt ein Managementhandbuch für den internen Compliance-Mechanismus für die Exportkontrolle, das die in den vorgenannten Grundelementen festgelegten Inhalte abdeckt und die nationalen Exportkontrollgesetze und -vorschriften sowie das Compliance-System bekannt macht, so dass die Mitarbeiter diese verstehen und mithilfe des Handbuchs effektiv und zeitnah umsetzen können. Das Managementhandbuch kann in Papier- oder elektronischer Form vorliegen, und soll inhaltlich vollständig, leicht zugänglich und einfach zu implementieren sein.

Die Guidelines, zu denen auch ein 37-seitiges Unternehmenshandbuch gehört, werden als Signal für verstärkte Bemühungen der chinesischen Behörden zur Durchsetzung des neuen chinesischen Exportkontrollgesetzes angesehen.

Für weitere Fragen steht Frau Dunai in der AHK China zur Verfügung:

Veronique Dunai
Economic Policy Officer

Delegation of German Industry & Commerce Beijing
Landmark Tower II | Unit 0811 | 8, North Dongsanhuan Road
Chaoyang District | Beijing 100004 | P.R. China
Phone: +86-10 6539 6613| Fax: +86-10 6539 6689
dunai.veronique@bj.china.ahk.de |



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