Zunächst muss der Ausbildungsbetrieb dem Vorhaben zustimmen. Dazu wird eine
Zusatzvereinbarungzum Ausbildungsvertrag zwischen Auszubildenden und Unternehmen abgeschlossen. Diese Zusatzvereinbarung dient als Nachweis für die Freistellung des/der Auszubildenden für den Auslandsaufenthalt und als Beleg dafür, dass es sich um einen ausbildungsintegrierten Lernabschnitt handelt.
Zudem muss die Berufsschule die Auszubildenden für den Zeitraum
freistellen. Im Gegenzug sind die Auszubildenden verpflichtet, den Berufsschulstoff eigenständig nachzuarbeiten. Das Berichtsheft ist ebenfalls weiterzuführen.
Es muss sichergestellt werden, dass der/die Auszubildende im Ausland versichert ist. In der Regel besteht der Schutz der deutschen Sozialversicherungen im europäischen Ausland weiter. Dies müssen Auszubildende und Unternehmen mit dem
Formular A1 von der Krankenkasse bestätigen lassen.
Für Teilnehmende am Erasmus+ Programm sind eine Krankenversicherung, eine Haftpflichtversicherung am Arbeitsplatz und eine Unfallversicherung am Arbeitsplatz im Ausland verpflichtend. Empfehlenswert sind zusätzlich eine private Haftpflichtversicherung und eine Reiserücktrittversicherung.