01.12.2009
Elektronischer Entgeltnachweis (ELENA) ab 1. Januar 2010 für Arbeitgeber verpflichtend
Dieser Text ist vom 01.12.2009 und könnte inhaltlich veraltet sein.
Informationsveranstaltung von IHK und VTU zum ELENA-Verfahren
Ab dem 1. Januar 2010 sind Arbeitgeber gesetzlich verpflicht, die Entgeltdaten ihrer Mitarbeiter monatlich in elektronischer Form an eine zentrale Speicherstelle zu melden. Über die rechtlichen Rahmenbedingungen, den Ablauf und die technische Funktionsweise des ELENA–Verfahrens informierten die Industrie- und Handelskammer Trier sowie die Vereinigung Trierer Unternehmer während einer Kooperationsveranstaltung am 26. Oktober 2009 im Tagungszentrum der IHK Trier. Vor rund 180 interessierten Zuhörern stellte Referent Helmut Oppitz im Auftrag der Informationstechnischen Servicestelle der gesetzlichen Krankenversicherung GmbH (ITSG) die wesentlichen Aspekte des ELENA-Verfahrens vor. Helmut Oppitz war Projektverantwortlicher für die Einführung der „Jobcard“, auf der das ELENA-Verfahren basiert und besitzt daher eine hohe Fachkompetenz für dieses Thema.
Schritte zur Bürokratieentlastung
Eine Untersuchung im Jahre 2002 im Rahmen der Hartz IV-Reformen förderte zu Tage, dass Unternehmen jährlich rund 60 Millionen Arbeitgeberbescheinigungen ausstellen müssen, davon etwa 99 Prozent in Papierform. Die Anforderung der Bescheinigungen erfolgt oft kurzfristig und unregelmäßig. Zudem entstehen hohe Verwaltungsausgaben bei der Datenerfassung und teure Medienbrüche bei der Datenweiterleitung. Durch den Einsatz des ELENA-Verfahrens können die oben genannten Bescheinigungen kostengünstiger und mit größerer Routine erstellt werden. Der nationale Normenkontrollrat schätzt das Einsparpotenzial für die Arbeitgeberseite auf rund 85 Millionen Euro jährlich.
Das ELENA-Verfahren weist eine hohe technische Komplexität auf. Um das Verfahren zeitnah starten zu können wurde beschlossen, sich zunächst auf fünf zentrale Bescheinigungen zu konzentrieren: Bundeselterngeld, Arbeitsbescheinigung nach Ende des Arbeitsverhältnisses, Nebeneinkommensbescheinigung, Bescheinigung über geringfügige Beschäftigung und Bescheinigung nach dem Wohnraumfördergesetz. In den kommenden Jahren sollen weitere Bescheinigungsarten in das Verfahren einbezogen werden, die über die Bereiche Arbeitslosengeld, Elterngeld und Wohngeld hinausgehen. Wenn auch hier die medienbruchfreie Kommunikation zwischen Unternehmen, Verwaltung und Bürger etabliert ist, gehen Schätzungen von einer volkswirtschaftlichen Entlastungssumme im Milliardenbereich aus. Die IHK-Organisation begrüßt daher den weiteren Ausbau des ELENA- Verfahrens, um eine möglichst hohe Entlastungswirkung für Unternehmen realisieren zu können und auch die Effizienz der staatlichen Verwaltung zu erhöhen.
Funktionsweise von ELENA
Beginnend mit dem 1. Januar 2010 sind alle Unternehmen, die zumindest einen Mitarbeiter beschäftigen, verpflichtet, die monatlichen Entgeltdaten für alle Beschäftigten über ELENA an eine zentrale Speicherstelle (ZSS) zu melden. Dies erfolgt ähnlich dem Verfahren zur Übermittlung von Sozialversicherungsmeldungen und Beitragsnachweisen an die Krankenkassen. Die zentrale Speicherstelle ist bei der Datenstelle der Träger der Rentenversicherung (DSRV) in Würzburg eingerichtet. Für jeden Beschäftigten wird eine standardisierte Datei erstellt. Die Entgeltdaten werden pseudonymisiert und verschlüsselt abgespeichert. Der Datenschutz weist sowohl unter technischen als auch unter organisatorischen Aspekten ein sehr hohes Niveau auf. Nach Speicherung der Daten schickt die ZSS eine Protokollmeldung an den Arbeitgeber, der das Protokoll elektronisch archiviert. Wenn der Arbeitgeber die Daten gemeldet hat, muss er ab 2012 für den selben Zeitraum und die selbe Bescheinigungsart keine weiteren Bescheinigungen mehr ausstellen beziehungsweise archivieren. Bis 2012 besteht die Archivierungspflicht jedoch weiter, da erst ab diesem Zeitpunkt Datensätze für Bescheinigungen sinnvoller Weise von der zentralen Speicherstelle abgerufen können, weil die entsprechenden Bescheinigungen sich in der Regel auf einen Vergangenheitszeitraum von sechs bis 24 Monaten beziehen und die entsprechenden Daten über diesen Zeitraum komplett bei der ZSS vorliegen müssen.
Der Arbeitgeber im ELENA-Verfahren
Meldungen für das ELENA-Verfahren kann der Arbeitgeber entweder mit den im Einsatz befindlichen systemuntersuchten Entgeltabrechnungsprogrammen, über den Steuerberater, über Dienstleistungsunternehmen für die Personalabrechnung oder mit einer der verfügbaren systemuntersuchten Ausfüllhilfen abgeben. Gegebenenfalls ist es notwendig, Zusatzmodule für den Datentransfer zu erwerben. Dies sollte im Vorfeld mit dem entsprechenden Software- oder Dienstleistungsanbieter abgeklärt werden. Eine spezielle Hardware, die über die bereits existierenden Systeme hinausgeht, welche die elektronische Übermittlung von Sozialversicherungs- und Beitragsnachweisen an die Sozialversicherungsträger ermöglichen, ist nicht notwendig. Als Arbeitgeber sind Sie verpflichtet Ihre Arbeitnehmerinnen und Arbeitnehmer darüber zu informieren, dass deren Entgeltdaten an die zentrale Speicherstelle übermittelt werden.
Liegen die Daten bei der zentralen Speicherstelle vor und möchte ein (ehemaliger) Arbeitnehmer Sozialleistung beantragen, so weist er sich bei der zuständigen Behörde zunächst mittels einer elektronischen Signaturkarte aus. Diese Signaturkarte dient nicht der Datenspeicherung; im Rahmen des ELENA-Verfahrens werden keine inhaltlichen Informationen auf der Karte gespeichert. Sie fungiert als Türschlüssel zu den Daten des Teilnehmers im Rahmen des Verschlüsselungskonzepts. Der Preis der Karte soll bis zu Ihrem Einsatz ab 2012 auf unter zehn Euro fallen. Will der Arbeitnehmer Leistungen beantragen, so ist die Behörde erst nach Freigabe durch den Antragssteller berechtigt, den Datensatz bei der ZSS abzurufen. Allerdings wird dem Antragssteller ohne die Freigabe auch keine Leistung gewährt. Die Arbeitgeberseite wiederum ist gesetzlich verpflichtet einen festgelegten Datensatz monatlich an die ZSS zu übermitteln. Dieser Datensatz enthält für jeden Arbeitnehmer alle Elemente, die im Rahmen einer Antragsstellung für Sozialleistungen nach den oben genannten Bescheinigungen relevant sind. Folgende Vorteile ergeben sich durch ELENA für den Arbeitgeber: Fehlerquote sinkt, Kostenersparnis in Personal und Verwaltung durch routinemäßige elektronische Übermittlung, Wegfall der Archivierungspflicht und Papierform ab 2012, verbesserter Datenschutz. Perspektivisch sollen ab 2015 alle wesentlichen Bescheinigungen des Sozialrechts und für Entgeltersatzleistungen in das ELENA-Verfahren eingebunden werden.
Weitere Informationen
Die Folienpräsentation der IHK/VTU Veranstaltung zu ELENA finden Sie auf der Internetseite der IHK Trier, www.ihk-trier.de, unter Standortpolitik / Aktuelles. Weitere Informationen zum ELENA-Verfahren finden Sie unter www.das-elena-verfahren.de, sowie auf der Seite des Bundeswirtschaftsministeriums unter www.bmwi.de (Suchbegriff „ELENA“ eingeben). Dort finden Sie auch die aktuelle Telefonnummer der ELENA-Hotline im Info-Flyer „Das ELENA-Verfahren für Arbeitgeber“.
Schritte zur Bürokratieentlastung
Eine Untersuchung im Jahre 2002 im Rahmen der Hartz IV-Reformen förderte zu Tage, dass Unternehmen jährlich rund 60 Millionen Arbeitgeberbescheinigungen ausstellen müssen, davon etwa 99 Prozent in Papierform. Die Anforderung der Bescheinigungen erfolgt oft kurzfristig und unregelmäßig. Zudem entstehen hohe Verwaltungsausgaben bei der Datenerfassung und teure Medienbrüche bei der Datenweiterleitung. Durch den Einsatz des ELENA-Verfahrens können die oben genannten Bescheinigungen kostengünstiger und mit größerer Routine erstellt werden. Der nationale Normenkontrollrat schätzt das Einsparpotenzial für die Arbeitgeberseite auf rund 85 Millionen Euro jährlich.
Das ELENA-Verfahren weist eine hohe technische Komplexität auf. Um das Verfahren zeitnah starten zu können wurde beschlossen, sich zunächst auf fünf zentrale Bescheinigungen zu konzentrieren: Bundeselterngeld, Arbeitsbescheinigung nach Ende des Arbeitsverhältnisses, Nebeneinkommensbescheinigung, Bescheinigung über geringfügige Beschäftigung und Bescheinigung nach dem Wohnraumfördergesetz. In den kommenden Jahren sollen weitere Bescheinigungsarten in das Verfahren einbezogen werden, die über die Bereiche Arbeitslosengeld, Elterngeld und Wohngeld hinausgehen. Wenn auch hier die medienbruchfreie Kommunikation zwischen Unternehmen, Verwaltung und Bürger etabliert ist, gehen Schätzungen von einer volkswirtschaftlichen Entlastungssumme im Milliardenbereich aus. Die IHK-Organisation begrüßt daher den weiteren Ausbau des ELENA- Verfahrens, um eine möglichst hohe Entlastungswirkung für Unternehmen realisieren zu können und auch die Effizienz der staatlichen Verwaltung zu erhöhen.
Funktionsweise von ELENA
Beginnend mit dem 1. Januar 2010 sind alle Unternehmen, die zumindest einen Mitarbeiter beschäftigen, verpflichtet, die monatlichen Entgeltdaten für alle Beschäftigten über ELENA an eine zentrale Speicherstelle (ZSS) zu melden. Dies erfolgt ähnlich dem Verfahren zur Übermittlung von Sozialversicherungsmeldungen und Beitragsnachweisen an die Krankenkassen. Die zentrale Speicherstelle ist bei der Datenstelle der Träger der Rentenversicherung (DSRV) in Würzburg eingerichtet. Für jeden Beschäftigten wird eine standardisierte Datei erstellt. Die Entgeltdaten werden pseudonymisiert und verschlüsselt abgespeichert. Der Datenschutz weist sowohl unter technischen als auch unter organisatorischen Aspekten ein sehr hohes Niveau auf. Nach Speicherung der Daten schickt die ZSS eine Protokollmeldung an den Arbeitgeber, der das Protokoll elektronisch archiviert. Wenn der Arbeitgeber die Daten gemeldet hat, muss er ab 2012 für den selben Zeitraum und die selbe Bescheinigungsart keine weiteren Bescheinigungen mehr ausstellen beziehungsweise archivieren. Bis 2012 besteht die Archivierungspflicht jedoch weiter, da erst ab diesem Zeitpunkt Datensätze für Bescheinigungen sinnvoller Weise von der zentralen Speicherstelle abgerufen können, weil die entsprechenden Bescheinigungen sich in der Regel auf einen Vergangenheitszeitraum von sechs bis 24 Monaten beziehen und die entsprechenden Daten über diesen Zeitraum komplett bei der ZSS vorliegen müssen.
Der Arbeitgeber im ELENA-Verfahren
Meldungen für das ELENA-Verfahren kann der Arbeitgeber entweder mit den im Einsatz befindlichen systemuntersuchten Entgeltabrechnungsprogrammen, über den Steuerberater, über Dienstleistungsunternehmen für die Personalabrechnung oder mit einer der verfügbaren systemuntersuchten Ausfüllhilfen abgeben. Gegebenenfalls ist es notwendig, Zusatzmodule für den Datentransfer zu erwerben. Dies sollte im Vorfeld mit dem entsprechenden Software- oder Dienstleistungsanbieter abgeklärt werden. Eine spezielle Hardware, die über die bereits existierenden Systeme hinausgeht, welche die elektronische Übermittlung von Sozialversicherungs- und Beitragsnachweisen an die Sozialversicherungsträger ermöglichen, ist nicht notwendig. Als Arbeitgeber sind Sie verpflichtet Ihre Arbeitnehmerinnen und Arbeitnehmer darüber zu informieren, dass deren Entgeltdaten an die zentrale Speicherstelle übermittelt werden.
Liegen die Daten bei der zentralen Speicherstelle vor und möchte ein (ehemaliger) Arbeitnehmer Sozialleistung beantragen, so weist er sich bei der zuständigen Behörde zunächst mittels einer elektronischen Signaturkarte aus. Diese Signaturkarte dient nicht der Datenspeicherung; im Rahmen des ELENA-Verfahrens werden keine inhaltlichen Informationen auf der Karte gespeichert. Sie fungiert als Türschlüssel zu den Daten des Teilnehmers im Rahmen des Verschlüsselungskonzepts. Der Preis der Karte soll bis zu Ihrem Einsatz ab 2012 auf unter zehn Euro fallen. Will der Arbeitnehmer Leistungen beantragen, so ist die Behörde erst nach Freigabe durch den Antragssteller berechtigt, den Datensatz bei der ZSS abzurufen. Allerdings wird dem Antragssteller ohne die Freigabe auch keine Leistung gewährt. Die Arbeitgeberseite wiederum ist gesetzlich verpflichtet einen festgelegten Datensatz monatlich an die ZSS zu übermitteln. Dieser Datensatz enthält für jeden Arbeitnehmer alle Elemente, die im Rahmen einer Antragsstellung für Sozialleistungen nach den oben genannten Bescheinigungen relevant sind. Folgende Vorteile ergeben sich durch ELENA für den Arbeitgeber: Fehlerquote sinkt, Kostenersparnis in Personal und Verwaltung durch routinemäßige elektronische Übermittlung, Wegfall der Archivierungspflicht und Papierform ab 2012, verbesserter Datenschutz. Perspektivisch sollen ab 2015 alle wesentlichen Bescheinigungen des Sozialrechts und für Entgeltersatzleistungen in das ELENA-Verfahren eingebunden werden.
Weitere Informationen
Die Folienpräsentation der IHK/VTU Veranstaltung zu ELENA finden Sie auf der Internetseite der IHK Trier, www.ihk-trier.de, unter Standortpolitik / Aktuelles. Weitere Informationen zum ELENA-Verfahren finden Sie unter www.das-elena-verfahren.de, sowie auf der Seite des Bundeswirtschaftsministeriums unter www.bmwi.de (Suchbegriff „ELENA“ eingeben). Dort finden Sie auch die aktuelle Telefonnummer der ELENA-Hotline im Info-Flyer „Das ELENA-Verfahren für Arbeitgeber“.
