FAQs zur Neubewertung zollrechtlicher Bewilligungen

Bereits in der Vergangenheit mussten Vorstand, Geschäftsführung, Aufsichtsrat aber auch die Zollverantwortlichen und Zollsachbearbeiter benannt werden, allerdings ohne Steuer-Id-Nummer. Das HZA wird nach Erhalt der Daten bei den Finanzämtern anfragen, ob es in den vergangenen drei Jahren schwerwiegende und wiederholte Verstöße gegen steuerrechtliche Vorschriften gegeben hat. Eingestellte Verfahren werden nicht berücksichtigt und Steuerdaten nicht ausgetauscht. Hiermit werden die gemäß Art. 39 UZK und Art. 24 UZK IA und den dort definierten Kriterien zur Zuverlässigkeit des Antragstellers geprüft.

Als Alternative zur Übermittlung der Steuer-Id können ebenfalls Name, Geburtsdatum, Adresse und zuständiges Finanzamt mitgeteilt werden. Weiterhin kann das HZA Koblenz einen Vordruck zur Verfügung stellen, damit jeder Betroffene die Abfrage selbst durchführen kann. Das Antwortschreiben des Finanzamtes muss dem Hauptzollamt anschließend weitergeleitet werden. Weitergehende Auskünfte oder automatisierte Abfragen anhand der Steuer-Id werden durch die HZÄ nicht getätigt. Zum Schutz der personenbezogenen Daten empfiehlt sich jedoch die Angabe der Steuer-Id. Ohne die Angabe der Steuer-Id kann es erforderlich sein, für die zweifelsfreie Zuordnung weitere spezifische Angaben, wie z. B. die Adresse und Personalausweisnummer, abzufragen.

Hinweise:

• Kann die steuerliche Zuverlässigkeit nicht überprüft werden, gelten diese Bewilligungs-voraussetzungen als nicht erfüllt, was zu einem Widerruf oder Ablehnung der Bewilligungen führt.
• Die Steuer-Id wird häufig mit der Steuernummer verwechselt. Das HZA benötigt jedoch zwingend die Steuer-Id, welche eine bundeseinheitliche und dauerhafte Identifikationsnummer von in Deutschland gemeldeten Bürgern für Steuerzwecke darstellt.

Da erfahrungsgemäß mehrmalige Rückfragen erforderlich sind, wird eine Zusendung per E-Mail als Word-Datei empfohlen, damit Änderungen im Dokument schneller bearbeitet werden können und sichergestellt wird, dass immer die aktuellste Version vorliegt. Da die Zollverwaltung seit diesem Monat die Übersendung per De-Mail (poststelle.hza-koblenz@zoll.de-mail.de) anbietet, ist die Datensicherheit gewährleistet.

Zusammen mit dem Fragenkatalog sollten folgende Unterlagen (möglichst elektronisch) eingereicht werden, um die Bearbeitung zu beschleunigen:
Hinweis:
Die nachfolgende Aufzählung beinhaltet lediglich Beispiele, die nicht zwingend bei jeder Firma zutreffen müssen:

• aktueller Handelsregisterauszug und Organigramm des Unternehmens (zur Eingrenzung des zu überprüfenden Personenkreises)
• Jahresabschlüsse/Wirtschaftsprüfungsberichte der letzten drei Jahre
• Zertifikate oder Gutachten über die Einhaltung der Grundsätze ordnungsgemäßer Buchführung für Ihre Softwarelösung in der Buchhaltung
• Zertifikate im Qualitätsmanagement (z.B. DIN ISO 9001)
• vorhandene Arbeitsanweisungen im Zollbereich
• Schulungsbescheinigungen des Zollverantwortlichen im Bereich des Zollrechts bzw. Schilderung der Berufserfahrung

Eine Fristverlängerung ist möglich und kann per E-Mail oder schriftlich unter Angabe von Gründen beantragt werden.

Mit "hauptsächlich" sind regelmäßige Ein- und Ausfuhren gemeint. Das betrifft z.B. die Waren welche im Rahmen einer Bewilligung einer vereinfachten Zollanmeldung ein- und ausgeführt werden.

Hinweis:
Im Unternehmensfragenkatalog werden sehr häufig die Angaben zu den Eigentümern / Anteilseignern übersehen (Frage 1.1.2).

Sofern ein Unternehmen in Besitz von mehreren zollrechtlichen Bewilligungen ist, kann es bei einigen Fragen im Teil III erforderlich sein, dass die Antworten verfahrensspezifische Unterschiede berücksichtigen sollten.

Beispiel:
Unter 3.3.1 wird nach dem Internen Kontrollsystem im Unternehmen gefragt. Sofern man im Besitz mehrerer Bewilligungen ist (z.B. Zolllager, Zugelassener Ausführer, aktive Veredelung...), ist es wahrscheinlich, dass auch unterschiedliche Kontrollmechanismen für die einzelnen Verfahren im Unternehmen vorhanden sind. Daher ist es empfehlenswert, in der Antwort auf jedes bewilligte Zollverfahren einzeln einzugehen.

Auch bei den Fragen 3.4.1. und 3.5.1 wird deutlich, dass bei der Beantwortung eine Unterscheidung zwischen den bewilligten Zollverfahren erfolgen sollte. Der Materialfluss und die Erfassung der Zollanmeldung bei einer Einfuhr unterscheiden sich von der Vorgehensweise bei einer Ausfuhr, sodass diese Unterschiede aus der Antwort hervorgehen sollten.

Entsprechend den aktuellen AEO-Leitlinien wird in der Buchführung unter dem Begriff „Prüfpfad“ ein Prozess verstanden, mit dem man jede Eintragung bis zu ihrer Quelle zurückverfolgen kann, um deren Richtigkeit zu prüfen. Ein vollständiger Prüfpfad ermöglicht es, den vollständigen Lebenszyklus betrieblicher Vorgänge zu verfolgen, d. h. in diesem Zusammenhang die Bewegungen von Waren und Produkten, die beim Antragsteller eingehen, dort verarbeitet werden und das Unternehmen wieder verlassen. Viele Unternehmen und Organisationen haben bereits aus Sicherheitsgründen einen solchen Prüfpfad in ihren automatisierten Systemen. Über diesen wird der Weg der Daten im zeitlichen Ablauf erfasst; auf diese Weise kann der Benutzer Daten vom Augenblick des Eingangs in das Geschäftssystem des Unternehmens bis zur Ausbuchung verfolgen. Bei Nutzung unterschiedlicher Zollverfahren sollten unterschiedliche Prüfpfade vorliegen.

Hierzu sollte immer ein Referenzmerkmal (z.B. Rechnungsnummer, Lieferscheinnummer, Auftragsnummer etc.) benannt werden, mit Hilfe dessen man die Rückverfolgung im Warenwirtschaftssystem/ in der Buchhaltung und den Bezug zur Zollabfertigung nachvollziehen kann.

Die Trennung ist wichtig, da Tests von Softwareänderungen den Echtbetrieb nicht beinträchtigen sollten.

Das ist unterschiedlich. Für die Dokumentation der Exportkontrolle gibt es keine Vorgaben. Das Verfahren der internen Exportkontrolle muss nachvollziehbar dokumentiert sein. Eine umfangreiche Arbeits- und Organisationsanweisung ist nicht vorgeschrieben, allerdings in größeren Unternehmen sinnvoll. Fall keine AuO vorliegt, muss die Exportkontrolle im Fragenkatalog erläutert werden. Im späteren Vorortbesuch wird das HZA sich die Exportkontrolle anhand von Beispielen erläutern lassen.

Hinweis:
Über die Neubewertung hinaus ist der Bewilligungsinhaber gemäß Artikel 23 Absatz 2 Unionszollkodex zur Mitwirkung verpflichtet. Insbesondere sind Änderungen, die sich auf die Aufrechterhaltung oder den Inhalt Ihrer Bewilligung auswirken können, dem HZA Koblenz unverzüglich mitzuteilen. Das bedeutet, dass die Fragenkataloge fortlaufend zu aktualisieren sind und wichtige Änderungen unmittelbar dem HZA Koblenz mitzuteilen sind. Eine bespielhafte Aufzählung relevanter Änderungen sind im Anhang 4 der Leitlinien „Zugelassener Wirtschaftsbeteiligter“ zu finden.

Die Angaben zu den Stammdaten (Frage 1.3.3), internen Kontrollsystemen (Frage 3.3.1), Materialfluss (Frage 3.4.1) und Zollförmlichkeiten (Frage 3.5.1) sind regelmäßig unvollständig. Das HZA Koblenz bittet, diese Punkte vor Abgabe der Fragenkataloge mit den zuständigen Bearbeitern des HZA zu "besprechen" also vorab per E-Mail zu übersenden.