Internationale Mitarbeitereinsätze erfolgreich gestalten

Dieser Text ist vom 01.05.2011 und könnte inhaltlich veraltet sein.

Das Spektrum von Auslandseinsätzen in Zeiten zunehmender Globalisierung ist groß. Geschäftsreisen, Projekteinsätze oder Montageaufträge im Ausland sind bei vielen Unternehmen an der Tagesordnung. Oftmals sind Unternehmen aber auch darauf angewiesenen, einen Mitarbeiter über einen längeren Zeitraum hin ins Ausland zu entsenden. Die Motive reichen dabei von der Erschließung neuer Absatzmärkte, über die Durchführung größerer Infrastrukturprojekte bis hin zum Aufbau einer Unternehmenseinheit im Ausland. In jedem Fall steht hinter einer längerfristigen Entsendung ein komplexer Prozess, der arbeits-, sozialversicherungs-, und steuerrechtliche Fragen aufwirft.

Die wichtigste Frage ist zunächst, ob es sich beim geplanten Einsatz tatsächlich um eine Entsendung handelt. Dies ist dann der Fall, wenn ein Arbeitnehmer für sein entsendendes in Deutschland ansässiges Unternehmen im Ausland eine Beschäftigung ausübt und diese bereits im Vorfeld zeitlich begrenzt ist. In den meisten Fällen hat ein Arbeitnehmer bereits schon in Deutschland für das Unternehmen gearbeitet und wird von diesem für eine befristete Zeit ins Ausland entsendet, um dort einen konkreten Auftrag zu erfüllen. Der bisherige Arbeitsvertrag wird dann um einen Entsendevertrag ergänzt, der die Bedingungen des Auslandseinsatzes wie Arbeitszeit, Urlaubsanspruch oder Einsatzort oder evtl. mit der Auslandstätigkeit verbundenen Sonderleistungen (Umzugskosten, Mietzuschüsse, etc.) regelt. Auch eine Rückkehrklausel sollte in einem solchen Vertrag vereinbart werden. In diesem Zusammenhang ist auch zu beachten, dass bei Entsendungen von mehr als einem Monat im Rahmen des Nachweisgesetzes zusätzliche Mindestangaben erforderlich sind.

Im Gegensatz dazu gilt beispielsweise bei Geschäftsreisen, Montagen oder kurzen Projekteinsätzen über wenige Wochen oder Monate der Arbeitsvertrag in der bisherigen Form weiter. Während des Auslandseinsatzes greifen lediglich die groben Schutznormen des örtlichen Arbeitsrechts wie beispielsweise Mindestlöhne oder Wochenarbeitszeiten.

Des Weiteren stellt sich beim Einsatz eines Mitarbeiters im Ausland auch die Frage, ob und in welchem Umfang der Arbeitslohn weiterhin im Ansässigkeitsstaat, also in Deutschland, steuerpflichtig ist. Grundsätzlich gilt, dass Arbeitnehmer in Deutschland unbeschränkt einkommensteuerpflichtig sind, wenn sie dort ihren Wohnsitz oder ihren gewöhnlichen Aufenthalt haben. Bei Entsendungen wird dies beispielsweise dann weiterhin angenommen, wenn der Arbeitnehmer seine Wohnung in Deutschland weiterhin nutzen kann oder die Familie ihm nicht ins Ausland folgt und die gemeinsame Wohnung weiter nutzt. Der Arbeitnehmer wird dann mit seinem gesamten inländischen und ausländischen Einkommen im Ansässigkeitsstaat steuerpflichtig. Gleichzeitig hat aber auch der Tätigkeitsstaat ein Besteuerungsrecht. Um diesen Besteuerungskonflikt zu lösen, hat Deutschland mit zahlreichen Staaten ein Doppelbesteuerungsabkommen abgeschlossen, das jeweils einem der beiden Staaten das Besteuerungsrecht zuweist.

Das Besteuerungsrecht liegt beim Ansässigkeitsstaat, wenn der Arbeitnehmer sich im anderen Staat nicht länger als 183 Tage innerhalb eines Zeitraums von zwölf Monaten (zumeist Kalender- oder Steuerjahr) aufhält, der zivilrechtliche beziehungsweise wirtschaftliche Arbeitgeber, der die Vergütung zahlt, nicht im Tätigkeitsstaat ansässig ist und der Arbeitslohn nicht von einer Betriebsstätte des Arbeitgebers im Tätigkeitsstaat getragen wird. Ist eine der drei Bedingungen nicht erfüllt, liegt das Besteuerungsrecht beim Tätigkeitsstaat. Wird beispielsweise ein Arbeitnehmer von seinem in Deutschland ansässigen Arbeitgeber im Rahmen einer Montage für vier Monate auf eine Baustelle nach Indien entsendet, bleibt das Besteuerungsrecht in Deutschland. Verlängert sich allerdings der Einsatz um drei weitere Monate innerhalb des indischen Steuerjahres oder unterhält der Arbeitgeber vor Ort eine Niederlassung, in die der Arbeitnehmer eingebunden ist und die den Arbeitslohn wirtschaftlich trägt, wechselt das Besteuerungsrecht an den indischen Fiskus.

Eine Übersicht, mit welchen Ländern Doppelbesteuerungsabkommen existieren, befindet sich auf der Internetseite des Bundesfinanzministeriums unter www.bundesfinanzministerium.de.

Ist geplant, einen Mitarbeiter für einige Zeit ins Ausland zu entsenden, entsteht in vielen Fällen schnell die Frage, welche Auswirkungen dies auf die Rente haben könnte oder wer im Krankheitsfall welche Zahlungen leistet. Entscheidend ist dabei immer das  Zielland der Entsendung. Innerhalb der EU verbleibt bei Entsendungen bis zu 24 Monaten die Sozialversicherungspflicht weiterhin im Herkunftsland. Der Nachweis erfolgt über das Formular A 1. Bei Entsendungen über einen längeren Zeitraum können in Einzelfällen Ausnahmegenehmigungen beantragt werden. Liegt der künftige Tätigkeitsstaat des Arbeitnehmers außerhalb Europas kommt es zunächst darauf an, ob Deutschland mit dem jeweiligen Staat ein bilaterales Abkommen geschlossen hat und welche Zweige der Sozialversicherung darin erfasst sind. Beispielsweise umfasst das Abkommen mit den USA lediglich die Rentenversicherung, mit der Türkei oder Kroatien sind zusätzlich auch die Kranken- und die Unfallversicherung im Abkommen geregelt. In diesen Bereichen gilt für den jeweils geregelten Geltungszeitraum auf Antrag bei der DVKA die deutsche Sozialversicherung weiter. Informationen zu den einzelnen Ländern finden sich auch auf der Internetseite der DVKA (www.dvka.de).

Liegt kein Abkommen vor oder sind entsprechende Zweige nicht im Abkommen erfasst, kann es zu Doppelversicherungen oder Lücken kommen. Gerade bei der Frage nach der Renten- und Krankenversicherung, aber auch bei Leistungen wie Kindergeld und ähnliches gilt es dann, dem Arbeitnehmer individuelle Pakete anzubieten und die gegebenenfalls entstandenen Lücken zu schließen.

Nicht jeder Mitarbeiter kann sich gleich gut auf einen längeren Auslandseinsatz einstellen. Deshalb ist die Auswahl eines geeigneten Mitarbeiters von entscheidender Bedeutung. Neben der fachlichen Kompetenz ist dabei insbesondere die interkulturelle Kompetenz für den Erfolg der Entsendung wesentlich. Beispielsweise pflegen Mitarbeiter, die aus einer deutschen, sachorientiert geprägten Arbeitskultur stammen, oftmals einen direkteren Kommunikationsstil als Mitarbeiter aus beziehungsorientiert geprägten Kulturen. Für den Mitarbeiter gilt es also, sich die Unterschiede zwischen den Kulturen bewusst zu machen und diese in der täglichen Zusammenarbeit mit den ausländischen Kollegen zu berücksichtigen.

Eine längerfristige Entsendung ins Ausland bringt für einen Mitarbeiter zuweilen eine komplette Umstellung seines bisherigen Lebensumfelds mit sich und stellt hohe Anforderungen nicht nur an den Mitarbeiter selbst, sondern auch an seine Familie. Deshalb spielt die Gestaltung der Vorbereitungsphase für die gesamte Familie eine wesentliche Rolle. Sprachvorbereitungen, interkulturelle Trainings aber auch die Unterstützung beim Aufbau eines sozialen Umfelds in der künftigen Heimat können entscheidend dazu beitragen, dass der Aufenthalt des Mitarbeiters für alle positiv verläuft.

Nach Abschluss des Einsatzes im Ausland gilt es schließlich, den Mitarbeiter wieder in die heimische Unternehmensstruktur zu reintegrieren und diesen zu motivieren, seine Erfahrung nun vor Ort einzubringen. Gerade nach einer gelungenen Anpassung an Kultur- und Arbeitsumstände im Ausland kann sich dieser erneute Anpassungsprozess als große Herausforderung erweisen. Zur Vermeidung einer Entwurzelung wird zumeist geraten, den Zeitraum der Entsendung auf drei bis fünf Jahre einzugrenzen.