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  • 19.03.2020

    Merkblatt für das Arbeiten im Home-Office

  • Ansprechpartner
    Foto: Kai Wilwertz
    Standortpolitik

    Kai Wilwertz

    Tel.: (06 51) 97 77-9 40
    Fax: (06 51) 97 77-5 05
    wilwertz@trier.ihk.de

Aufgrund der momentanen Lage bezüglich des neuartigen Corona-Virus wird in vielen Unternehmen darüber nachgedacht, ihre Mitarbeiter ins Home-Office zu schicken. Was dabei beachtet werde sollte, ist hier kurz zusammengefasst:

Rechtliche Fragen

  • Wann dürfen Mitarbeiter ins Home-Office geschickt werden?

    Generell können Mitarbeiter nur von Zuhause aus arbeiten, wenn dies entsprechend in ihrem Ar-beitsvertrag festgehalten ist. Alternativ kann dazu auch eine gesonderte Vereinbarung in Einver-nehmen mit den Mitarbeitern geschlossen werden. Hierzu empfiehlt es sich auch eine Datenschutz-vereinbarung abzuschließen. Weiter unten wird auf das Thema Datensicherheit eingegangen.
  • Arbeitszeitregeln

    Am heimischen Arbeitsplatz gelten die gleichen Regeln zur Arbeitszeit wie im Unternehmen. Dauer und Pausen sind im Arbeitszeitgesetz sowie im Arbeitsvertrag festgehalten.
  • Arbeitssicherheit im Home-Office

    Im Home-Office gelten grundsätzlich die gleichen Anforderungen an die Arbeitssicherheit, wie im Betrieb. Deshalb ist der Arbeitgeber auch verpflichtet, die Einhaltung der Vorgaben zu überprüfen. Hierzu sollte im Vorfeld in der schriftlichen Vereinbarung zum Home-Office auch eine Regelung zur Zutrittsberechtigung des Arbeitgebers nach Vorankündigung festgehalten werden. Bei der Wahl des heimischen Arbeitsplatzes sollte stets auch auf die Ergonomie geachtet werden: Die Mitarbeiter sollten nach Möglichkeit aufrecht an einem Schreibtisch arbeiten.

Technische Fragen

  • Internetverbindung

    Grundvoraussetzung für ein Home-Office ist eine ausreichend schnelle Internetverbindung. Wie „ausreichend“ definiert ist, hängt in erster Linie davon ab, welche Daten die Mitarbeiter vom Unter-nehmensserver herunterladen müssen. Bei kleineren Datenmengen wie beispielsweise Text- oder nicht hochauflösende Bilddateien reicht in der Regel bereits eine Geschwindigkeit von wenigen MBit/s. Bei größeren Dateien wie hochauflösenden Bildern oder Videos sollte Verbindung dagegen mindestens über einen mittleren, zweistelligen Mbit/s-Bereich verfügen.
  • Endgeräte

    Idealerweise haben Mitarbeiter auch Zuhause Zugriff auf ihre dienstliche Telefonnummer: Sie sind direkt unter der Nummer erreichbar und auch bei einem ausgehenden Anruf wird sie angezeigt.
    Außerdem sollten den Mitarbeitern im Home-Office im besten Fall ein PC, Laptop oder Tablet vom Arbeitgeber zur Verfügung gestellt werden. So ist einerseits gewährleistet, dass das Endgerät über die neueste Software verfügt. Andererseits ist auch eine klare technische Trennung von privater und beruflicher Nutzung empfehlenswert. Dies ist vor allem auch in Bezug auf Datensicherheit wichtig, was im nächsten Abschnitt erläutert wird. Ob für jeden Mitarbeiter ein vollumfänglicher PC benötigt wird, oder manche bereits mit einer Tabletversion der Software arbeiten können, die teils nicht so umfangreich ist, muss von Fall zu Fall entschieden werden.
  • Datensicherheit

    Egal welches Endgerät genutzt wird, ein gewisser Grundschutz muss gewährleistet sein. Dazu ge-hört unter anderem die bereits erwähnte Aktualität jeglicher Software auf dem Gerät. Hierdurch wird sichergestellt, dass bereits bekannte Sicherheitslücken geschlossen wurden.
    Ein aktueller Viren-schutz und eine Firewall gehört ebenfalls zur Grundausstattung jedes Endgeräts. Darüber hinaus sollten die Mitarbeiter nur über entsprechend gesicherte Verbindungen, wie ein sicheres WLAN zu-hause, auf die Unternehmensserver zugreifen. Auch andere Geräte, die sich im heimischen Netzwerk befinden (Router, Smart Home etc.) sollten aktuell gehalten werden, da auch diese Schwachstellen aufweisen und so Angreifern den Zugang ermöglichen können. Alle Geräte sollten selbstverständ-lich sichere Passwörter aufweisen.
    Der Mitarbeiter sollte wie im Unternehmen sein Endgerät bei Ver-lassen des Arbeitsplatzes sperren. Eine VPN-Verbindung (Virtual Private Network) sorgt für eine verschlüsselte Übertragung der Daten zwischen den Unternehmensservern und dem heimischen Netzwerk. Diese Verbindung muss aller-dings im Vorfeld von einem internen oder externen Fachmann eingerichtet werden. Zur Anmeldung im VPN empfiehlt sich auf eine Zweifach-Authentifizierung zu setzen. Hierbei muss der Mitarbeiter nicht nur ein Passwort eingeben, sondern bekommt beispielsweise auch einen generierten Code auf seinem Smartphone angezeigt, der als zusätzliche Authentifizierung gilt. Nur wer beides hat, kann auf das Firmennetz zugreifen.
    Zusätzlich kann auch ein sogenannter virtueller Desktop genutzt werden. Hierbei wird, vereinfacht gesagt, der Firmenrechner des Mitarbeiters auf dem Endgerät zuhause angezeigt. Der virtuelle Desktop ist dabei komplett vom restlichen System abgeschottet, kann im Zweifelsfall also auch auf dem privaten Gerät des Mitarbeiters genutzt werden.

    Weitere Informationen zum Thema IT-Sicherheit erhalten Sie unter https://www.ihk-trier.de/p/ITSicherheit-2035.html
    Das Datenschutzzentrum Schleswig-Holstein hat ein Merkblatt zum Datenschutz im Home-Office veröffentlicht: https://www.datenschutzzentrum.de/uploads/it/uld-ploetzlich-homeoffice.pdf
    Als Ergebnis des Hackatons #WirVsVirus ist der Online-Check Virus fördert Viren entstanden, mit dem Unternehmen mittels zehn einfacher Fragen ihre IT-Sicherheit im Home-Office prüfen können: https://virus-foerdert-viren.netlify.com/
    Das Bundesamt für Sicherheit in der Informationstechnik (BSI) hat am 14. April das „Kompendium Videokonferenzsysteme“ vorgestellt. Es hilft Anwendern wie zum Beispiel Planern, Beschaffern, Betreibern, Administratoren, Revisoren und Nutzern, den gesamten Lebenszyklus organisationsinterner Videokonferenzsysteme sicher zu gestalten. Betrachtet werden sämtliche Phasen – von der Planung über Beschaffung und Betrieb bis hin zur Notfallvorsorge und Aussonderung. https://www.bsi.bund.de/DE/Presse/Kurzmeldungen/Meldungen/KoViKo_140420.html
  • Teamkoordination

    Zurzeit bieten viele Unternehmen wie Microsoft, Google und TeamViewer ihre Software zu Online-Konferenzen und Kollaboration für einen begrenzten Zeitraum kostenlos an. Diese können zusätz-lich zum E-Mail-Verkehr genutzt werden, um sich innerhalb eines Teams abzusprechen. Welche Lö-sung dabei für das jeweilige Unternehmen am besten passt, muss jeder für sich selbst entscheiden.
Aufgrund der aktuellen Situation wurde das Digitalisierungsfröderprogramm go-digital so angepasst, dass nun auch die Errichtung von Home-Office-Arbeitsplätzen förderfähig ist.
Weitere Informationen zu Fördermöglichkeiten befinden sich hier.

Die Mittelstand 4.0 Kompetenzzentren bieten aktuell viele kostenlose Webinare unter anderem zum Thema Home-Office an und stellen diese auch im Nachhinein zum Abruf zur Verfügung:

 

 

https://www.digitales-kompetenzzentrum-kiel.de/aktuelles/veranstaltung/webinar-home-office-und-corona.html

https://kompetenzzentrum-saarbruecken.digital/online-services/

https://kompetenzzentrum-kaiserslautern.digital/digitale-angebote/

 

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