01.05.2008
Neues Reisekostenrecht
Dieser Text ist vom 01.05.2008 und könnte inhaltlich veraltet sein.
Erhebliche Veränderungen – IHK-Merkblatt mit Beispielen
Die neuen Lohnsteuer-Richtlinien haben zum Jahresanfang das Reisekostenrecht erheblich geändert, gleichzeitig aber auch eine deutliche Vereinfachung gebracht. Bis einschließlich 2007 wurde bei der steuerlichen Behandlung von Reisekosten zwischen Dienstreise, Fahrtätigkeit und Einsatzwechseltätigkeit unterschieden. Diese Differenzierung wird jetzt aufgegeben und die Tätigkeiten werden unter dem neuen Begriff „beruflich veranlasste Auswärtstätigkeit“ vereinheitlicht.
Reisekosten sind danach die so gut wie ausschließlich durch die beruflich veranlasste Auswärtstätigkeit des Arbeitnehmers entstehenden Aufwendungen. Zu den Reisekosten zählen
Eine beruflich veranlasste Auswärtstätigkeit liegt vor, wenn der Arbeitnehmer vorübergehend außerhalb seiner Wohnung und an keiner seiner regelmäßigen Arbeitsstätten beruflich tätig wird.
Für diese zehnmonatige Abordnung kann der Arbeitgeber dann ein Kilometergeld von 0,30 Euro pro gefahrenen Kilometer steuerfrei bezahlen. Ebenso dürften im Übernachtungsfall die auswärtigen Unterbringungskosten, gegebenenfalls die Übernachtungspauschale von 20 Euro pro Inlandsübernachtung, steuerfrei ersetzt werden. Für den Bereich der Verpflegung ist die Befristung der Dienstreisesätze auf einen Zeitraum von drei Monaten gesetzlich geregelt. Hinsichtlich der Verpflegungssätze ist die gesetzliche Drei-Monatsfrist deshalb auch nach neuem Reisekostenrecht zu beachten. Der Ansatz der Pauschbeträge ab dem vierten Monat einer Tätigkeit am selben auswärtigen Einsatzort bleibt daher wie bisher ausgeschlossen.
Diese für die Einkommensteuer eingefügte Nachweispflicht gilt nicht für das Lohnsteuerverfahren. Der Arbeitgeber kann also für Inlands- und Auslandsreisen weiterhin zwischen dem Kostennachweis und den Übernachtungspauschbeträgen wählen.
Die neuen Reisekostenbestimmungen bringen auch eine einheitliche Kürzungsregelung für die Berechnung der Frühstückskosten bei Hotelrechnungen. Es wird jetzt nicht mehr zwischen In- und Auslandsreise unterschieden. Die Regelung wird auch auf das Mittag- und Abendessen ausgedehnt. Nunmehr ist bei Zahlungsbelegen, die einen Gesamtpreis für Unterkunft und Verpflegung ausweisen, ohne dass sich der Preis für die Verpflegung feststellen lässt, der Gesamtrechnungsbetrag für ein Frühstück um 20 Prozent und für ein Mittag- und Abendessen um jeweils 40 Prozent der vollen Verpflegungspauschale zu kürzen, die für den jeweiligen Unterkunftsort bei einer 24-stündigen Abwesenheit gilt.
Die IHK hat das neue Reisekostenrecht in einem Merkblatt mit Beispielsfällen zusammengestellt, das auf der Internetseite www.ihk.trier.de, Geschäftsbereich Recht und FairPlay aufgerufen und herunter geladen werden kann.
Reisekosten sind danach die so gut wie ausschließlich durch die beruflich veranlasste Auswärtstätigkeit des Arbeitnehmers entstehenden Aufwendungen. Zu den Reisekosten zählen
- Fahrkosten
- Verpflegungsmehraufwendungen
- Übernachtungskosten und
- Reisenebenkosten.
Eine beruflich veranlasste Auswärtstätigkeit liegt vor, wenn der Arbeitnehmer vorübergehend außerhalb seiner Wohnung und an keiner seiner regelmäßigen Arbeitsstätten beruflich tätig wird.
WEGFALL DER DREI-MONATSFRIST
Längerfristige Auswärtseinsätze dürfen derzeit längstens für drei Monate abgerechnet werden. Diese Frist gibt es nicht mehr. Jetzt kann auch beispielsweise bei einer Abordnung für zehn Monate in eine andere betriebliche Einrichtung des Arbeitgebers eine Reisetätigkeit vorliegen. Aus Nachweisgründen sollte die zeitliche Befristung aber vor Beginn schriftlich festgehalten werden.Für diese zehnmonatige Abordnung kann der Arbeitgeber dann ein Kilometergeld von 0,30 Euro pro gefahrenen Kilometer steuerfrei bezahlen. Ebenso dürften im Übernachtungsfall die auswärtigen Unterbringungskosten, gegebenenfalls die Übernachtungspauschale von 20 Euro pro Inlandsübernachtung, steuerfrei ersetzt werden. Für den Bereich der Verpflegung ist die Befristung der Dienstreisesätze auf einen Zeitraum von drei Monaten gesetzlich geregelt. Hinsichtlich der Verpflegungssätze ist die gesetzliche Drei-Monatsfrist deshalb auch nach neuem Reisekostenrecht zu beachten. Der Ansatz der Pauschbeträge ab dem vierten Monat einer Tätigkeit am selben auswärtigen Einsatzort bleibt daher wie bisher ausgeschlossen.
STREICHUNG DER 30-KM-GRENZE
Eine weitere Vereinfachung stellt der Wegfall der 30-km-Grenze für Arbeitnehmer dar, die infolge ihrer beruflichen Auswärtstätigkeit an ständig wechselnden Einsatzstellen eingesetzt sind. Ab diesem Jahr fallen auch Fahrten innerhalb einer Entfernung von 30 Kilometer unter die Reisekostenvorschriften. Bisher war ein steuerfreier Reisekostenersatz für diese Fahrtkosten ausgeschlossen. Nunmehr stellen sämtliche Fahrten von der Wohnung zu den jeweiligen Einsatzstellen Reisekosten dar. Durch die Streichung der 30-km-Grenze gilt dies für die gesamte Fahrstrecke.
EINZELNACHWEIS DER ÜBERNACHTUNGSKOSTEN
Entstehen dem Arbeitnehmer anlässlich einer beruflichen Auswärtstätigkeit Aufwendungen für die Übernachtung, ist seit Anfang des Jahres der Werbungskostenabzug nur noch bei Einzelnachweis durch Vorlage der Hotelrechnung zulässig. Die bisher für Auslandsreisen bestehende Abrechnungsmöglichkeit nach den Pauschbeträgen ist nicht mehr möglich. Erhält der Arbeitnehmer seine Reisekosten durch den Arbeitgeber nicht ersetzt, kann er in der Einkommensteuererklärung nur noch die anhand von Übernachtungsbelegen im Einzelfall nachgewiesenen Kosten steuerlich geltend machen.Diese für die Einkommensteuer eingefügte Nachweispflicht gilt nicht für das Lohnsteuerverfahren. Der Arbeitgeber kann also für Inlands- und Auslandsreisen weiterhin zwischen dem Kostennachweis und den Übernachtungspauschbeträgen wählen.
Die neuen Reisekostenbestimmungen bringen auch eine einheitliche Kürzungsregelung für die Berechnung der Frühstückskosten bei Hotelrechnungen. Es wird jetzt nicht mehr zwischen In- und Auslandsreise unterschieden. Die Regelung wird auch auf das Mittag- und Abendessen ausgedehnt. Nunmehr ist bei Zahlungsbelegen, die einen Gesamtpreis für Unterkunft und Verpflegung ausweisen, ohne dass sich der Preis für die Verpflegung feststellen lässt, der Gesamtrechnungsbetrag für ein Frühstück um 20 Prozent und für ein Mittag- und Abendessen um jeweils 40 Prozent der vollen Verpflegungspauschale zu kürzen, die für den jeweiligen Unterkunftsort bei einer 24-stündigen Abwesenheit gilt.
Die IHK hat das neue Reisekostenrecht in einem Merkblatt mit Beispielsfällen zusammengestellt, das auf der Internetseite www.ihk.trier.de, Geschäftsbereich Recht und FairPlay aufgerufen und herunter geladen werden kann.
Reinhard Neises
