Schneller ins Handelsregister

Dieser Text ist vom 01.12.2008 und könnte inhaltlich veraltet sein.

Die Frage: „Wie lange dauert die Eintragung ins Handelsregister?“ wird von den Unternehmen immer wieder gestellt. Nicht ohne Grund. Denn beispielsweise greift erst mit der tatsächlichen Eintragung der GmbH oder AG die Haftungsbeschränkung.

Die Antwort auf die Frage ist im Prinzip einfach: „Eine GmbH zum Beispiel wird bei unserem Registergericht in Wittlich regelmäßig in zwei bis drei Arbeitstagen ab Eingang der Anmeldung eintragen,“ so Direktor des Amtsgerichtes Peter Sauer. „In besonderen Fällen ist auch eine Eintragung innerhalb eines Tages möglich,“ ergänzt Richterin Dr. Alexandra Meerfeld. Das elektronische Eintragungsverfahren, das nun seit dem 1. Oktober 2007 landesweit angewendet wird, hat hierbei zu einer Beschleunigung geführt.

Auch die am 1. November 2008 in Kraft getretene GmbH-Reform bringt eine weitere Vereinfachung, weil die Handelsregistereintragung jetzt nicht mehr vom Nachweis einer gewerberechtlichen Genehmigung abhängig gemacht werden muss. Übt eine GmbH, eine AG oder die neue Unternehmergesellschaft (haftungsbeschränkt) eine nach der Gewerbeordnung genehmigungsbedürftige Tätigkeit aus, wie etwa das Makler- und Bewachungsgewerbe oder ein Vollhandwerk, muss diese Erlaubnis zwar weiterhin beantragt werden, die Vorlage im handelsregisterlichen Eintragungsverfahren ist aber nicht mehr erforderlich. Damit entfallen in der Gründungsphase auch die zum Teil schwierigen Abgrenzungsfragen zwischen erlaubnisfreien und erlaubnispflichtigen Tätigkeiten, die in der Vergangenheit immer wieder zu Rückfragen und damit Verzögerungen geführt haben.

Doch leider müssen das Amtsgericht und die IHK immer wieder feststellen, dass die Eintragung nicht in zwei bis drei Arbeitstagen erreicht werden kann. Denn häufig gibt es – leicht vermeidbare - Eintragungsmängel, die weiteren Schriftverkehr nötig machen. Es liegt daher nicht zuletzt in der Hand der Unternehmer selbst, wie lange das Verfahren letztlich dauert.

Ein Grund für Rückfragen ist immer wieder, dass die Firmengründer es versäumen, einen Briefkasten mit dem Firmennamen an dem Betriebssitz anzubringen. Der Postbote schickt dann Schreiben, etwa die Kostenrechung des Amtsgerichtes, mit dem Hinweis „Empfänger nicht zu ermitteln“ zurück. Dies deutet darauf hin, dass die Gesellschaft keinen ordnungsgemäßen Sitz begründet hat und daher nicht eingetragen werden kann. Das Gericht muss jetzt weiter recherchieren und fragt in diesen Fällen auch regelmäßig bei der IHK nach. Um diese Verzögerungen zu vermeiden, sollten Unternehmensgründer spätestens nach der Beurkundung beziehungsweise Anmeldung durch den Notar die postalische Erreichbarkeit der Firma sicherstellen.

Neueintragungen in das Handelsregister erfolgen nur gegen Zahlung eines Kostenvorschusses. Soll die Eintragung schnell erfolgen, sollte der Vorschuss nicht an die Landesjustizkasse in Mainz überwiesen werden. Denn das Registergericht muss nämlich die Mitteilung der Landesjustizkasse über den Eingang des Vorschusses abwarten – das dauert regelmäßig einige Tage. „In eiligen Fällen bietet sich an, den angeforderten Betrag persönlich bei unserer Gerichtszahlstelle einzuzahlen und die Gebührenquittung bei der Geschäftsstelle abzugeben,“ empfiehlt Rechtspflegerin Hildegard Pfeiffer. Eine weitere Möglichkeit ist, dass der Notar gegenüber dem Registergericht für die Übernahme der Kosten einsteht.

Nicht selten scheitert eine schnelle Eintragung auch an dem gewählten Firmennamen, weil dieser irreführend oder nicht kennzeichnungs- und unterscheidungskräftig ist. Außerdem ist vor der Eintragung zu prüfen, ob die neue Firma sich ausreichend von den bereits bestehenden Firmenbezeichnungen unterscheidet. Regelmäßig holt das Amtsgericht hierzu ein Gutachten der IHK ein. Um hier Beanstandungen und Verzögerungen zu vermeiden, bietet die IHK eine kostenlose Beratung sowie Prüfung des vorgesehenen Firmennamens an. Einfache telefonische Anfragen oder per E-Mail reichen aus. Die positive Stellungnahme der IHK kann dann vom Notar zusammen mit der Anmeldung bei Registergericht eingereicht werden. Dadurch erübrigt sich auch eine Rückfrage des Gerichtes bei der IHK.

Im Rahmen dieser Firmenanfrage kann auch die Festlegung des Unternehmensgegenstandes abgestimmt werden. Bei Kapitalgesellschaften werden hohe Anforderungen an die Formulierung des Unternehmensgegenstandes in der Satzung gestellt. Denn in dem Gesellschaftsvertrag müssen der Schwerpunkt der Geschäftstätigkeit und die konkrete Branchenausrichtung erkennbar werden. Pauschale Formulierungen wie „Handel mit Waren aller Art“ oder „Dienstleistungen“ sind daher unzulässig. Außerdem kann die IHK darüber informieren, ob und gegebenenfalls welche gewerberechtlichen Erlaubnisse vor Aufnahme der Unternehmenstätigkeit beantragt werden müssen. Auch hier kann eine Prüfung der IHK schon vor der Beurkundung und der Anmeldung Zeit und Kosten sparen.