Recht und Steuern
Asta-Birgitta Heesen-Sturmhöfel
Tel.: 0651 9777-411
heesen@trier.ihk.de
-
01.07.2023
Hinweisgeberschutzgesetz verabschiedet
Was jetzt auf Mitgliedsunternehmen zukommt
-
Dieser Text ist vom 01.07.2023 und könnte inhaltlich veraltet sein.
Nachdem das Hinweisgeberschutzgesetz (HinSchG) am 2.Juli 2023 inkraft treten wird, müssen Unternehmen künftig sicherstellen, dass Hinweisgeber keine Nachteile erfahren, wenn sie Missstände melden.
Das Gesetz verpflichtet Unternehmen dazu, Meldestellen einzurichten und Meldende vor möglichen Benachteiligungen, wie beispielsweise Kündigung oder Mobbing, zu schützen. Diese Meldestellen dienen als zentrale Anlaufstelle für Whistleblower, um Gesetzesverstöße oder andere Fehlverhalten im Unternehmen zu melden.
Das kommt jetzt auf die Unternehmen zu:
Beschäftigungsgeber mit einer Zahl von mehr als 249 Mitarbeitenden sind ab sofort verpflichtet, ein geeignetes System zum Schutz von Hinweisgebern zu implementieren. Eine letzte Schonfrist gibt es allerdings: erst ab dem 1. Dezember 2023 können Bußgelder bis zu 50.000 Euro wegen der fehlenden Einrichtung von Meldekanälen verhängt werden. Zwar haben Unternehmen mit 50 bis 249 Beschäftigten mit einer Umsetzungsfrist bis zum 17.12.2023 noch etwas mehr Zeit, aber auch für sie ist es ratsam, sich umgehend mit der Thematik auseinanderzusetzen.
Unternehmen müssen sich nun zunächst über die Anforderungen des Hinweisgeberschutzgesetzes informieren. Anschließend müssen sie ein Konzept zur Schaffung einer internen Meldestelle entwickeln, Mitarbeiter für die Bearbeitung eingehender Meldungen schulen und klare Richtlinien für den Umgang mit eingehenden Hinweisen definieren.
Neben der Möglichkeit, schriftlich oder mündlich melden zu können, muss das Unternehmen auch einen persönlichen Austausch auf Wunsch des Hinweisgebers ermöglichen. Und bei allem gilt: Daten im Zusammenhang mit der Meldung müssen DSGVO-konform verarbeitet werden.
Dafür haben sich die IHKs auf Bundes- und auf Landesebene eingesetzt:
Die beiden wichtigsten Forderungen, die zuletzt in der 2. Anhörung im Bundestags-Rechtsausschuss von der Expertin der DIHK Hildegard Reppelmund gestellt wurden, sind in der verabschiedeten Gesetzesversion erfüllt worden:
1. Keine Verpflichtung für Unternehmen, einen anonymen Meldekanal einzurichten. Beschäftigungsgeber sollten zwar gem. § 16 Abs. 1 HinSchG anonyme Meldungen bearbeiten. Eine Verpflichtung, die Meldestelle so einzurichten, dass auch anonyme Meldungen möglich sind, besteht jedoch ausdrücklich nicht. Die IHKs haben sich im gesamten Gesetzgebungsverfahren stets gegen eine Verpflichtung zur Einrichtung anonymer Meldekanäle eingesetzt, damit insbesondere kleine und mittlere Unternehmen selbst entscheiden können, wie sie eine Bearbeitung anonymer Meldungen sicherstellen und ob sie dafür einen anonymen Meldekanal einrichten wollen oder nicht.
2. Deutlicher Anreiz für Hinweisgeber, sich mit ihrem Anliegen zunächst einen internen Meldekanal zu wenden. Dies bringt im Ergebnis erhebliche Rechtssicherheit für Unternehmen: Gem. § 7 Abs. 3 HinSchG dürfen Beschäftigungsgeber die Meldung bei externen Stellen weder beschränken noch erschweren. Bislang war jedoch unklar, ob Behörden unternehmerischen Maßnahmen noch als zulässigen Anreiz einordnen oder schon als unzulässige, bußgeldbewehrte Erschwerung. Mit der nun verabschiedeten Fassung des HinSchG werden Hinweisgeber in § 7 Abs. 1 explizit aufgefordert, sich zunächst an eine interne Meldestelle zu wenden, sofern sie keine Repressalien befürchten und auf diese Weise wirksam gegen den Verstoß vorgegangen werden kann.
Was die IHK Trier tut
1. Anlaufstelle für Mitgliedsunternehmen: Die IHK Trier berät zu verschiedene Möglichkeiten, wie eine interne Meldestelle aufgebaut und implementiert werden kann. Dabei steht im Vordergrund, potenziellen Hinweisgebern die Abgabe einer Meldung so einfach wie möglich zu machen, denn auf diese Weise kann letztlich vermieden werden, dass sich Hinweisgebende an externe Meldestellen wenden.
2. Einrichtung einer gemeinsamen Meldestelle: Für kleinere und mittlere Unternehmen von 50 bis 249 Beschäftigten ermöglicht das Gesetz in § 14 Abs. 2 die Einrichtung einer gemeinsamen Meldestelle. Dies dürfte eine interessante Möglichkeit für KMUs sein, den Anforderungen des Hinweisgeberschutzgesetzes zu entsprechen. Hier steht die IHK Trier ebenfalls mit Rat und Tat zur Seite und vernetzt interessierte Mitgliedsunternehmen miteinander, um die Einrichtung einer gemeinsamen Meldestelle auf den Weg zu bringen.
3. Webinar zum HinSchG: In einem Webinar der IHK Trier informiert Herr Prof. Spaetgens (Spaetgens Rechtsanwälte, Trier) über die wichtigsten Aspekte des HinSchG und zeigt auf, welche Schritte jetzt unternommen werden müssen. Unternehmen erhalten außerdem konkrete Handlungsempfehlungen an die Hand, damit sie die Anforderungen des HinSchG erfolgreich umsetzen können. Das Webinar findet am 19.07.2023 um 16 Uhr statt und dauert etwa zwei Stunden. Die Teilnahme ist kostenlos, eine Anmeldung ist erforderlich über die Homepage der IHK Trier.
Das Gesetz verpflichtet Unternehmen dazu, Meldestellen einzurichten und Meldende vor möglichen Benachteiligungen, wie beispielsweise Kündigung oder Mobbing, zu schützen. Diese Meldestellen dienen als zentrale Anlaufstelle für Whistleblower, um Gesetzesverstöße oder andere Fehlverhalten im Unternehmen zu melden.
Das kommt jetzt auf die Unternehmen zu:
Beschäftigungsgeber mit einer Zahl von mehr als 249 Mitarbeitenden sind ab sofort verpflichtet, ein geeignetes System zum Schutz von Hinweisgebern zu implementieren. Eine letzte Schonfrist gibt es allerdings: erst ab dem 1. Dezember 2023 können Bußgelder bis zu 50.000 Euro wegen der fehlenden Einrichtung von Meldekanälen verhängt werden. Zwar haben Unternehmen mit 50 bis 249 Beschäftigten mit einer Umsetzungsfrist bis zum 17.12.2023 noch etwas mehr Zeit, aber auch für sie ist es ratsam, sich umgehend mit der Thematik auseinanderzusetzen.
Unternehmen müssen sich nun zunächst über die Anforderungen des Hinweisgeberschutzgesetzes informieren. Anschließend müssen sie ein Konzept zur Schaffung einer internen Meldestelle entwickeln, Mitarbeiter für die Bearbeitung eingehender Meldungen schulen und klare Richtlinien für den Umgang mit eingehenden Hinweisen definieren.
Neben der Möglichkeit, schriftlich oder mündlich melden zu können, muss das Unternehmen auch einen persönlichen Austausch auf Wunsch des Hinweisgebers ermöglichen. Und bei allem gilt: Daten im Zusammenhang mit der Meldung müssen DSGVO-konform verarbeitet werden.
Dafür haben sich die IHKs auf Bundes- und auf Landesebene eingesetzt:
Die beiden wichtigsten Forderungen, die zuletzt in der 2. Anhörung im Bundestags-Rechtsausschuss von der Expertin der DIHK Hildegard Reppelmund gestellt wurden, sind in der verabschiedeten Gesetzesversion erfüllt worden:
1. Keine Verpflichtung für Unternehmen, einen anonymen Meldekanal einzurichten. Beschäftigungsgeber sollten zwar gem. § 16 Abs. 1 HinSchG anonyme Meldungen bearbeiten. Eine Verpflichtung, die Meldestelle so einzurichten, dass auch anonyme Meldungen möglich sind, besteht jedoch ausdrücklich nicht. Die IHKs haben sich im gesamten Gesetzgebungsverfahren stets gegen eine Verpflichtung zur Einrichtung anonymer Meldekanäle eingesetzt, damit insbesondere kleine und mittlere Unternehmen selbst entscheiden können, wie sie eine Bearbeitung anonymer Meldungen sicherstellen und ob sie dafür einen anonymen Meldekanal einrichten wollen oder nicht.
2. Deutlicher Anreiz für Hinweisgeber, sich mit ihrem Anliegen zunächst einen internen Meldekanal zu wenden. Dies bringt im Ergebnis erhebliche Rechtssicherheit für Unternehmen: Gem. § 7 Abs. 3 HinSchG dürfen Beschäftigungsgeber die Meldung bei externen Stellen weder beschränken noch erschweren. Bislang war jedoch unklar, ob Behörden unternehmerischen Maßnahmen noch als zulässigen Anreiz einordnen oder schon als unzulässige, bußgeldbewehrte Erschwerung. Mit der nun verabschiedeten Fassung des HinSchG werden Hinweisgeber in § 7 Abs. 1 explizit aufgefordert, sich zunächst an eine interne Meldestelle zu wenden, sofern sie keine Repressalien befürchten und auf diese Weise wirksam gegen den Verstoß vorgegangen werden kann.
Was die IHK Trier tut
1. Anlaufstelle für Mitgliedsunternehmen: Die IHK Trier berät zu verschiedene Möglichkeiten, wie eine interne Meldestelle aufgebaut und implementiert werden kann. Dabei steht im Vordergrund, potenziellen Hinweisgebern die Abgabe einer Meldung so einfach wie möglich zu machen, denn auf diese Weise kann letztlich vermieden werden, dass sich Hinweisgebende an externe Meldestellen wenden.
2. Einrichtung einer gemeinsamen Meldestelle: Für kleinere und mittlere Unternehmen von 50 bis 249 Beschäftigten ermöglicht das Gesetz in § 14 Abs. 2 die Einrichtung einer gemeinsamen Meldestelle. Dies dürfte eine interessante Möglichkeit für KMUs sein, den Anforderungen des Hinweisgeberschutzgesetzes zu entsprechen. Hier steht die IHK Trier ebenfalls mit Rat und Tat zur Seite und vernetzt interessierte Mitgliedsunternehmen miteinander, um die Einrichtung einer gemeinsamen Meldestelle auf den Weg zu bringen.
3. Webinar zum HinSchG: In einem Webinar der IHK Trier informiert Herr Prof. Spaetgens (Spaetgens Rechtsanwälte, Trier) über die wichtigsten Aspekte des HinSchG und zeigt auf, welche Schritte jetzt unternommen werden müssen. Unternehmen erhalten außerdem konkrete Handlungsempfehlungen an die Hand, damit sie die Anforderungen des HinSchG erfolgreich umsetzen können. Das Webinar findet am 19.07.2023 um 16 Uhr statt und dauert etwa zwei Stunden. Die Teilnahme ist kostenlos, eine Anmeldung ist erforderlich über die Homepage der IHK Trier.
